Riesgos en la administración del inventario: probabilidades e incertidumbre

Ese comportamiento casi innato que tenemos por subestimar las probabilidades que se encuentran en los eventos inusuales no pasa desapercibido en el desarrollo de las estrategias. Cuanto más lejos nos encontremos de la ocurrencia, optamos por ignorarlas.

Las cadenas de suministros, por naturaleza, no son constantes, sino que toman medidas camaleónicas de contracción o de expansión, tanto de sus operaciones como de sus participantes, acoplándose a la coyuntura; si bien deben responder de manera responsable y sostenible a un objetivo que disminuya la exposición a un entorno de incertidumbre y riesgo. En ocasiones, la puesta en marcha de una cadena de suministro requiere de decisiones tan drásticas que se debe involucrar la reestructuración de los componentes de la cadena.

El riesgo es un concepto que, por lo general, no acaba de ser bien entendido, considerándolo sinónimo de incertidumbre. Pese a que ambos se asocian a lo inesperado, estos conceptos se diferencian en la capacidad de ser medidos y de poder ser mitigados. La incertidumbre está presente y adherida a cada actividad, aunque no se pueda determinar y cuantificar el origen, el momento de ocurrencia y los efectos, haciéndose imposible de administrar. En cambio, el riesgo resulta más cómodo de gestionar, y puede ser más fácilmente comprendido, ya que se conoce, se puede medir y se pueden distribuir las probabilidades de ocurrencia.

Toda empresa debe identificar si sus procesos de planificación y pronóstico de demanda, e inclusive los modelos y métodos, son lo suficientemente robustos y ágiles para asegurar la disponibilidad de existencias que permitan satisfacer la demanda del mercado objetivo.

Pese a que la demanda está expuesta a factores exógenos, la necesidad del cliente puede interpretarse en una medida de incertidumbre conforme la cadena incrementa el nivel de servicio, manteniendo la disponibilidad más alta de inventario para atender los cambios esporádicos en la demanda y, además, considerando la incertidumbre de la capacidad de abastecimiento de la cadena. En la industria de los teléfonos móviles, por ejemplo, cuando se introduce un nuevo modelo al mercado, las empresas tienen dificultades para responder a la demanda de los clientes, pero conforme la tecnología se aproxima a la etapa de maduración en su ciclo de vida, se identifican esos elementos de incertidumbre y los del riesgo comienzan a entenderse a medida que los datos muestran una relación entre tiempo y cantidades, siendo el coeficiente de variabilidad el que permite predecir la demanda con mayor exactitud y simplificar, por lo tanto, el proceso engorroso de pronóstico.

Para afrontar los riesgos debemos comenzar por categorizar los inventarios y definir cuán importantes son en el ciclo de abastecimiento y demanda de la cadena. Para ello, podríamos servirnos de matrices de segmentación tomando variables medibles y relacionadas, como la rotación, el margen, la efectividad en los pronósticos y retrasos en el tiempo de reposición.

Los riesgos en la gestión de inventarios están estrechamente relacionados con estrategias enfocadas en definir qué eslabón de la cadena debe administrar los materiales, la frecuencia de reposición y la preservación de niveles apropiados que atiendan la demanda. Factores estos que han de evitar la posibilidad de incrementar la cobertura de manera innecesaria, lo cual aumenta la probabilidad de inmovilizar el capital, la obsolescencia de los productos, así como su caducidad y deterioro.

Estos riesgos pueden mitigarse al derivar sus causas y consecuencias mediante planes alternativos de ejecución frente a incidentes que puedan presentarse, los cuales deben monitorearse mediante un cuadro de mando integral de indicadores que correlacione el impacto de estas herramientas y posibiliten la toma de medidas preventivas y coordinadas, ya sea con las empresas proveedoras, las áreas operativas o el canal comercializador.

En las últimas décadas, las cadenas de suministro se han constituido en torno a estrategias que han puesto al límite la cobertura de los inventarios, transfiriéndose la administración de estos a las empresas proveedoras, empleando conceptos con frecuencia mal comprendidos, como el “justo a tiempo” (just in time, o JIT), que en esencia apela al manejo de cero inventarios mermando la capacidad de respuesta ante cambios inesperados en la cadena.

También se debe lidiar con el riesgo de centralizar o descentralizar el inventario. En los artículos con baja densidad de costo, es decir, aquellos de gran volumen y de poco valor, el transporte tiene un impacto considerable sobre el precio final, por lo que se tiende a establecer almacenes cerca de la demanda para tener un costo de transporte menor. En cambio, cuando un artículo tiene alta densidad de costo, si se elige la modalidad de transporte más rápida, el impacto del costo de transporte sobre el precio no llega a ser significativa, por lo que existe una inclinación hacia los almacenes descentralizados.

En la medida que el coeficiente de variación de ventas sea alto, será preferible centralizar el almacenamiento para reducir los costos que se originan de la logística inversa y que no incorporan valor, en tanto que si un artículo tiene una alta rotación se buscará un almacenamiento descentralizado, ya que el breve periodo de permanencia garantiza que el artículo no se quedará inmovilizado. Por último, si la clientela no está dispuesta a esperar mucho tiempo para disponer del producto, se deberá descentralizar el almacenamiento.

El rol de la planificación de la demanda y los inventarios cobró mayor importancia en la última década en escenarios de constantes cambios en aspectos sanitarios, económicos y políticos que han desestabilizado en ciertos momentos los eslabones de las cadenas de suministro. En estos momentos, la pospandemia junto con los efectos del cambio climático, hacen más preciso definir las cantidades necesarias en los diversos sectores industriales. A través de métodos de pronóstico de simple entendimiento se logra conjugar elementos cualitativos con cuantitativos para establecer niveles de inventarios, indicadores y herramientas de categorización que permiten tener una mayor precisión en los procesos de pronóstico y planificación de demanda, que se reflejan en el uso eficiente de recursos y el abastecimiento continuo de materiales.

Estamos rodeados de riesgos que coexisten con la necesidad de mantener un equilibrio entre el flujo económico, el área comercial y la de operaciones. La administración del inventario como actividad trasversal a las compras, el almacenamiento y el transporte propicia la gestión de las cantidades necesarias para cada periodo, anticipando y absorbiendo las fluctuaciones propias de cada sector a través del estudio y análisis de las variables que influyen en la toma de decisiones en las que se involucran los inventarios.

 

Marco Espejo González

Jefe de Operaciones logísticas en Footloose, docente en materias logísticas, Conferencista en Expo Logística Panamá 2012 y 2017, Logistic Summit & Expo México 2013, Expo Logistik 2018 y Logística para e-commerce Argentina 2019. Autor del libro Gestión de inventarios. Métodos cuantitativos, editorial Marge Books, Barcelona, 2022.

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